Richtlijnen socio-culturele activiteiten

Richtlijnen corona voor het organiseren van sociaal-culturele activiteiten met inbegrip van jeugdwerk en amateurkunsten

Stand van zaken: 7 september 2020

! raadpleeg altijd de recentste informatie via de aangegeven weblinks!

Beste verenigingsbestuur,

Om op een veilige manier een activiteit te kunnen organiseren, dien je rekening te houden met diverse coronamaatregelen. We helpen je met dit overzicht graag op weg. We willen graag benadrukken dat het organiseren van sommige activiteiten perfect mogelijk is, mits een grondige voorbereiding.


BASISPROTOCOL CULTUUR

Voor alle in verenigingsverband georganiseerde (socio)-culturele activiteiten tot maximum 50 personen geldt minimaal het BASISPROTOCOL CULTUUR.

Voor bepaalde soorten activiteiten (vnl. amateurkunsten en jeugd), voor publieke activiteiten/evenementen of voor het schenken van drank en voedingswaren gelden bijkomende regels (zie verder)!

Het is belangrijk om het basisprotocol goed door te nemen en voor iedere (soort van) activiteit een draaiboek op te stellen.

Raadpleeg de actuele versie van het basisprotocol cultuur op:
https://www.vlaanderen.be/cjm/cjm/nl/protocollen

Het basisprotocol cultuur omvat regels over:

  • Wie mag deelnemen aan een georganiseerde activiteit?
  • Algemene basisrichtlijnen betreffende:
    • Afstand van 1,5 meter
    • Dragen van een mondmasker (momenteel verplicht in alle openbare gebouwen!)
    • Verluchten van binnenruimtes
    • Handhygiëne, schoonmaak en ontsmetting van materialen
  • Beperken van contacten:
    • Een maximum van 50 deelnemers per activiteit inclusief de begeleiding.
    • Een noodzakelijke oppervlakte van 4 m² per deelnemer voor zittende activiteiten en 10m² voor activiteiten met beweging.
  • Verplichte maatregelen voorafgaand aan elke activiteit:
    • Maken van een risico-analyse
    • Opstellen van een draaiboek
    • Aanduiden van een aanspreekpunt corona
    • Inschrijven / registreren van deelnemers
  • Specifieke (strengere) maatregelen voor bepaalde activiteiten met:
    • Zang
    • Blaasinstrumenten
    • Nauw fysiek contact (o.a. dans)
  • Specifieke maatregelen voor evenementen (met publiek):
    • Verplicht naleven van het basisprotocol cultuur of evenementenprotocol
    • Gebruik van de evenementenmatrix (online CERM-tool) om de veiligheid van je evenement te controleren
    • Een maximum van 200 personen binnen en 400 personen buiten
  • Belang van goede communicatie

 

WAT IS EEN DRAAIBOEK?

Een draaiboek is het belangrijkste werkinstrument voor een veilige organisatie. Een draaiboek bevat alle maatregelen die jij als organisator neemt voorafgaand aan, tijdens en na de activiteit opdat deze veilig kan verlopen voor alle deelnemers.

In  jouw draaiboek vertaal je de regels uit het basisprotocol cultuur, maar ook eventueel bijkomende regels uit andere protocollen (horeca, podium, evenement,…) naar jouw specifieke activiteit. Het draaiboek zal dus verschillen naargelang de aard en omvang van jouw activiteit en de gebruikte (binnen- of buiten) ruimte(s). Er bestaat daarom geen ‘standaard draaiboek’.

Je draaiboek is ook een belangrijk communicatie-instrument om duidelijke afspraken te maken binnen jouw bestuur of met de verantwoordelijke begeleiders. Jouw ‘aanspreekpunt corona’ waakt erover dat medewerkers en deelnemers op de hoogte zijn van de maatregelen. Het draaiboek is verplicht en moet je desgewenst kunnen voorleggen om aan te tonen dat je als organisator het ‘goede huisvader/moeder-principe’ hanteert om het voor iedereen veilig te houden.


CORONAGIDS VOOR SOCIAAL-CULTURELE ACTIVITEITEN EN AMATEURKUNSTEN

Alle belangrijke informatie voor sociaal-culturele activiteiten en amateurkunsten wordt nog eens gebundeld op  www.coronagids.be. De informatie uit het basisprotocol cultuur is ook hier het vertrekpunt, maar men heeft getracht om alle informatie zo verstaanbaar mogelijk te vertalen voor het bestuur van een vereniging. Op de website vind je een downloadbare en printbare ‘coronagids: veilig terug aan de slag’.

Raadpleeg de actuele versie van de coronagids op www.coronagids.be.

 

KUNNEN OOK OUDERE MENSEN DEELNEMEN?

Indien je activiteit zich ook tot oudere mensen richt, is het zeker de moeite om op www.coronagids.be het ‘charter voor ouderen’ te downloaden. Het charter hanteert het uitgangspunt dat het aan de persoon in kwestie zelf is om – eventueel in samenspraak met een arts – een afweging te maken of deelname aan een activiteit veilig kan verlopen.


MEER GEDETAILLEERDE RICHTLIJNEN VOOR JEUGDWERK EN AMATEURKUNSTEN

Voor het jeugdwerk alsook voor een aantal sectoren binnen de amateurkunsten werden speciale gidsen opgesteld met nog specifiekere en soms strengere maatregelen. Dat is ondermeer het geval voor risicovollere activiteiten met dans, instrumentale muziek, koorzang en theater. Een overzicht van deze sectorale gidsen vind je ook op de homepage van www.coronagids.be (scroll een stukje door naar beneden).

Mogelijk is jouw vereniging lid van een Vlaamse koepelorganisatie of -federatie. De kans is groot dat deze een overzicht op maat van jouw vereniging hebben uitgewerkt. Informeer ernaar!


SPECIALE RICHTLIJNEN VOOR PODIUMVOORSTELLINGEN

Voor het organiseren van een podiumvoorstelling gelden speciale richtlijnen. Deze zijn ingedeeld in richtlijnen voor (1) artiesten, (2) publiek en (3) medewerkers. Deze richtlijnen gelden voor iedere podiumactiviteit. Om podiumactiviteiten haalbaar te maken, kan worden afgeweken van de norm van 4m² per persoon. Zo volstaat bij code geel voor een zittend publiek een afstand van 1 meter tussen personen uit een verschillende bubbel, indien een mondmasker gedragen wordt. Bij gebruik van een vaste tribune volstaat het dan om 1 stoel tussen de bubbels te laten. Alle rijen van de tribune kunnen worden benut op voorwaarde dat de zaal voldoende geventileerd kan worden. Omdat podiumactiviteiten altijd een evenement zijn, is een voorafgaande aanvraag bij de gemeente verplicht (zie verder bij evenementen). Overweeg je de organisatie van een podiumactiviteit, informeer je dan vooraf ook over de mogelijkheden van de zaal. 

Raadpleeg de actuele richtlijnen voor podiumvoorstellingen op www.sectorgidscultuur.be.

 

MAG IK DRANKEN OF VOEDINGSWAREN AANBIEDEN TIJDENS ACTIVITEITEN?

Het schenken van dranken of serveren van voedingswaren is enkel toegestaan indien daarvoor ook het protocol voor de HORECA wordt nageleefd. Dit protocol omvat een reeks bijzondere maatregelen waaronder:

  • het verplicht zittend consumeren en richtlijnen voor de opstelling van tafels en stoelen. Het consumeren aan de toog is verboden.
  • de verplichte bediening aan tafel, tenzij er maar één persoon achter het buffet staat en er 1,5 meter wordt gerespecteerd bij het afhalen van dranken aan het buffet.
  • extra hygiënische maatregelen zoals het verplicht afwassen van glazen en servies met proper heet water en detergent na ieder gebruik (enkel koud spoelen mag niet!).
  • verplicht gebruik van een mondmasker bij verplaatsingen van/naar tafel.

Het protocol horeca is ook van toepassing indien uw activiteit enkel voor eigen leden is. Neem dit protocol grondig door alvorens met dranken of voedingswaren aan de slag te gaan.

Raadpleeg de actuele richtlijnen voor het schenken van dranken en voedingswaren op https://heropstarthoreca.be


EVENEMENTEN: ENKEL NA GOEDKEURING SCHEPENCOLLEGE EN GEBRUIK CERM-TOOL

Voor openbare activiteiten (oftewel evenementen) gelden bijkomende maatregelen. Deze mogen doorgaan met maximaal 200 personen binnenshuis of 400 personen buitenshuis, mits ze voldoen aan het Covid Event Risk Model (CERM) én voorafgaande goedkeuring van het schepencollege. Voor Oudsbergen geldt:

  • Het organiseren van evenementen is pas mogelijk vanaf 1/10/2020.
  • Het maximum aantal personen wordt vooral bepaald door de aard van de activiteit (4 m² per persoon bij zittend publiek of 10 m² bij bewegend publiek zijn richtinggevend). Voor binnenactiviteiten in de culturele gebouwen van Oudsbergen is de reële capaciteit vaak (aanzienlijk) minder van 200 personen.
  • Voor de organisatie van een (socio-)cultureel evenement dient sowieso het basisprotocol cultuur nageleefd te worden, inclusief opmaak van een draaiboek.
  • Oudsbergen verplicht het gebruik van de online scan om jouw evenement te toetsen aan het CERM-protocol. Je vult hiervoor een online vragenlijst in op basis van de maatregelen uit jouw draaiboek. Na het invullen van de vragenlijst zal je een kleurcode krijgen:
    • Groen: jouw maatregelen zijn voldoende om het evenement veilig te organiseren
    • Oranje: er zijn nog aandachtspunten om de veiligheid te verbeteren
    • Rood: jouw aanpak voldoet niet om het evenement veilig te laten plaatsvinden
  • Elke openbare activiteit, ongeacht of deze binnen of buiten plaatsvindt, moet de voorafgaande goedkeuring krijgen van het college van burgemeester en schepenen. Het is altijd het schepencollege dat beslist of jouw evenement kan doorgaan. Een uitprint van het resultaat van de CERM-scan moet als bijlage bij jouw aanvraag voor een openbare manifestatie worden gevoegd.

Raadpleeg de actuele informatie voor evenementen en de CERM-tool op: www.covideventriskmodel.be.

Meer informatie over het aanvragen van een openbare activiteit vind je op: www.oudsbergen.be/iets-organiseren-tijdens-corona