Iets organiseren

Hoe begin je eraan?

Iets organiseren in coronatijd is geen evidentie. De steeds wijzigende maatregelen in functie van de evolutie van de pandemie maakt plannen heel moeilijk.

Heb je toch plannen lees vooraf de geldende veiligheidsregels en protocollen die van toepassing zijn voor jouw sector. Zie links beneden onder 'nuttige corona info'.

Zeker in coronatijden wil het gemeentebestuur van Oudsbergen weten wat er zich afspeelt op haar grondgebied. Daarom moet iedere activiteit, die vrij toegankelijk is voor publiek (gratis of betalend zowel binnen als buiten), beschikken over een goedkeuring van het schepencollege.

Aanvraag

Er bestaan twee soorten aanvragen:

  • Een ‘aanvraagformulier voor openbare activiteit’. Dit gebruik je voor activiteiten of evenementen die toegankelijk zijn voor iedereen (gratis of betalend). Dit formulier gebruik je ook als er een politiereglement moet  worden opgemaakt, je een tapvergunning sterke drank wenst aan te vragen, een uitzondering wenst op de geluidsnormen, een subsidie voor buurtfeest wenst aan te vragen,...
  • Een ‘meldingsformulier’. Dit gebruik je voor activiteiten die zich richten op leden, familie en/of directe kennissenkring. Denk aan eetdagen, quizavonden, kienavonden, sporttornooien, dansshows, buurtfeesten,...

Afhankelijk van wat je wil organiseren kan je kiezen of je gebruik wil maken van de uitleendienst of niet. Zie formulieren beneden.

Een aanvraag doe je ten vroegste een jaar en ten laatste 6 weken voor het begin van de activiteit. Enkele weken na het indienen van je aanvraag krijg je al dan niet een goedkeuring voor je activiteit.

Een evenement tijdens corona:

Het is mogelijk publiek te ontvangen tijdens sportieve wedstrijden en sporttrainingen, evenementen, culturele en andere voorstellingen of congressen, met een maximum van:

  • Binnen: een zittend publiek van maximum 75% van de CIRM-capaciteit, zonder 200 personen te overschrijden;
  • Buiten: een publiek van maximum 400 personen.

Tijdens deze activiteiten moeten volgende minimale regels en het toepasselijke protocol gevolgd worden:

  1. de uitbater of organisator informeert de bezoekers, personeelsleden en derden tijdig en duidelijk zichtbaar over de geldende preventiemaatregelen;
  2. een afstand van 1,5 m tussen elke groep toeschouwers wordt gegarandeerd;
  3. het bedekken van de mond en neus met een mondmasker in de onderneming of vereniging is verplicht in de voor het publiek toegankelijke ruimtes, en indien de regels van de social distancing niet kunnen worden nageleefd wegens de aard van de uitgeoefende activiteit worden daarenboven ook andere persoonlijke beschermingsmiddelen sterk aanbevolen (bv. een gelaatsscherm);
  4. de inrichting organiseert zich zodanig dat samenscholingen worden vermeden en dat de regels van de social distancing kunnen worden gerespecteerd, eveneens voor wat betreft de personen die buiten de inrichting wachten;
  5. de openbare ruimte met inbegrip van de terrassen in de openbare ruimte worden georganiseerd overeenkomstig de voorschriften bepaald door de lokale overheden;
  6. de uitbater of organisator stelt middelen ter beschikking voor de noodzakelijke handhygiëne van het personeel en de bezoekers;
  7. de uitbater of organisator neemt de gepaste hygiënemaatregelen om de inrichting en het gebruikte materiaal regelmatig te desinfecteren;
  8. de uitbater of organisator zorgt voor een goede verluchting;
  9. de openingsuren zijn beperkt van 05.00 uur tot 23.30 uur.

Indien horeca-activiteiten worden uitgeoefend tijdens sportieve wedstrijden en sporttrainingen, evenementen, culturele en andere voorstellingen of congressen, moeten de horecaregels nageleefd worden. Echter, het geluidsniveau van 80 decibels kan worden overschreden.

Bezoekers mogen worden ontvangen in groepen van maximum vier personen, kinderen tot en met 12 jaar niet inbegrepen, tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de activiteit. Tijdens eenzelfde samenscholing of activiteit mogen deze groepen niet wisselen van samenstelling. Groepen van meer dan vier personen zijn toegestaan voor zover ze behoren tot hetzelfde huishouden.

Als een professionele sportwedstrijd of een evenement buiten plaatsvindt langs een parcours is het maximum aantal toeschouwers beperkt tot 400 in de aankomst- en vertrekzone. Langs de rest van het parcours, mogen de toeschouwers zich verzamelen volgens de regels van de samenscholingen op de openbare weg en in de openbare ruimte (groepen van maximum tien personen, uitgezonderd kinderen tot en met 12 jaar).

Bovenstaande activiteiten moeten worden georganiseerd met voorafgaande toelating van het gemeentebestuur. Alvorens de aanvraag in te dienen vult de organisator de online tool CERM, en wanneer van toepassing vult de uitbater de CIRM in (www.covideventriskmodel.be), en voegt het volledige verkregen certificaat toe aan het aanvraagdossier voor het gemeentebestuur.

In welke gevallen moet de Covid Event/Infrastructure Risk Model (CERM/CIRM) gebruikt worden?

De CERM is het instrument dat een lokale overheid in staat stelt een analyse te maken met betrekking tot de organisatie op haar grondgebied van een bepaald evenement in de ruime zin in het licht van de geldende sanitaire maatregelen, beschikbaar op de website www.covideventriskmodel.be.

De CIRM is het instrument dat een lokale overheid in staat stelt een analyse te maken met betrekking tot een bepaalde infrastructuur op haar grondgebied voor de organisatie van evenementen in de ruime zin in het licht van de geldende sanitaire maatregelen, beschikbaar op de website www.covideventriskmodel.be/cirm.

De CERM en, wanneer van toepassing, de CIRM moeten gebruikt worden voor beslissingen in verband met de organisatie van evenementen, culturele en andere voorstellingen, sportieve wedstrijden en sporttrainingen en congressen, met publiek, alsook voor betogingen (ongeacht deze statisch of dynamisch zijn). Ze worden eveneens gebruikt om het maximumaantal aanwezigen bij erediensten en ceremonies te overschrijden.

Je zal je eerst moeten registreren alvorens een eventscan te kunnen maken. Een kopij bezorg je samen met je aanvraag aan ons.

Naast dit formulier vragen wij een ‘draaiboek’ waarin je in telegramstijl aangeeft hoe je je activiteit coronaproof gaat organiseren. Dit draaiboek dient voldoende gedetailleerd te zijn. 

Uitleenmaterialen

Erkende verenigingen, wijk- en buurtcomités, scholen, ouderraden, en andere Oudsbergse verenigingen en instellingen kunnen gebruik maken van de gemeentelijke uitleendienst. Lees meer.

Nuttige corona informatie:

Wil je meer weten over de corona-maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad of aparte protocollen per sector of federatie, hier enkele nuttige links:

Voor informatie kan je altijd terecht op dienst Vrije Tijd via het algemeen nummer 089/810 910. Zij verbinden u graag verder naar de juiste dienst.