Fusie-info voor ondernemers

Klik hier voor alle informatie op de website van het Agentschap Informatie Vlaanderen.

Staatsblad / Kruispuntbank van Ondernemingen

Als gevolg van de gemeentelijke fusies, zullen ook heel wat adressen (gemeentenaam, straatnaam en/of huisnummer) van ondernemingen, vestigingseenheden en verenigingen wijzigen.

Rechtspersonen moeten ten gevolge daarvan in principe een statutenwijziging ondergaan, die ze (in bepaalde gevallen) moeten laten valideren via notariële akte en neerleggen bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel. Vervolgens worden deze statuten- en/of adreswijzigingen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (BS) en opgenomen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Om de administratieve lasten en bijhorende kosten voor de betrokken ondernemingen en verenigingen te vermijden, hebben alle betrokken Vlaamse en federale overheidsentiteiten (FOD Economie (KBO), Belgisch Staatsblad, FOD Justitie, FOD Binnenlandse Zaken (Rijksregister), Agentschap Binnenlands Bestuur en Agentschap Informatie Vlaanderen) samen aan een oplossing gewerkt.

Door aanpassingen door te voeren aan het Wetboek van Economisch Recht (FOD Economie) en het Wetboek van Vennootschappen (FOD Justitie), kunnen alle nodige acties automatisch verlopen zonder tussenkomst van de onderneming zelf.

Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ

Het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) beheert de sociale zekerheid van de zelfstandigen. Het RSVZ beschikt over een eigen socialeverzekeringsfonds, de Nationale Hulpkas. De databanken van de RSVZ zijn gekoppeld met de KSZ en zullen de adreswijzigingen dus ook automatisch ontvangen.

Bpost

Postvolmachten, waarmee men pakketten/post in naam van een bedrijf kan ophalen, dienen NIET aangepast te worden. Gezien er op een postvolmacht geen adres staat, blijft deze gewoon geldig. Vraagt de klant toch een nieuwe volmacht aan als gevolg van de adreswijziging, dan zal Bpost de gewijzigde gegevens nakijken in de KBO, gegevens die een firma online kan wijzigen en/of bij het Belgisch Staatsblad. Bpost past dan de adresgegevens aan waar nodig.

Voertuigen

De FOD Mobiliteit bevestigde dat er reeds een wijzigend KB werd opgesteld (KB van 18.01.2018 wijzigt KB 20.07.2001) waarin werd opgenomen dat het adres op het inschrijvingsbewijs niet meer dient te worden gewijzigd bij latere adreswijzigingen. De fusie van bepaalde gemeenten zal dus geen impact meer hebben op het aspect van de inschrijvingsbewijzen.

Er is geen impact van de fusies op de verkeersbelasting.

Er is geen impact van de fusies op de berekening van de kilometerheffing zelf.

De facturatie en inning van de kilometerheffing daarentegen is uitbesteed aan geaccrediteerde bedrijven (= dienstverleners). In België zijn er momenteel 5 erkende dienstverleners: Satellic, Axxes, Eurotoll, Total Marketing Services en Telepass. De firma Satellic is bereid om een automatische update van de adreswijzigingen door te voeren. Het merendeel van de Belgische gebruikers is bij hen geregistreerd.

Administratie

Facturen

Een van de verplichte vermeldingen op facturen zijn de naam en het adres van de uitreiker. Het is aangewezen om op het ogenblik van het uitsturen van facturen steeds het correcte adres te gebruiken en het nieuwe adres pas te vermelden op facturen vanaf de datum van samenvoeging (1/1/2019 - zie artikel 78 van het Wetboek van Vennootschappen). Het ontbreken van de juiste gegevens wordt gesanctioneerd door aansprakelijkheid (art. 80 W. Venn.).

Contracten

Reeds afgesloten contracten dienen niet aangepast te worden omwille van de wijziging van de gemeentenaam, straatnaam of nummer. Dit zijn immers geen essentiële elementen van een overeenkomst. Het is uiteraard wel nuttig de klanten/leveranciers tijdig te informeren over de adreswijziging.

Overige

Je eigen adres dient aangepast te worden op een aantal plaatsen. Denk daarbij aan:

  • Papierwaren, drukwerk, hoofding facturen, website, visitekaartjes, sociale media
  • Belettering voertuigen, ramen
  • Banners, spandoeken, reclamepanelen
  • Promotiemateriaal
  • Huisnummer aan woning / gebouw / brievenbus